Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo integral y atención en recepción, asegurando una adecuada gestión documentaria, seguimiento de trámites y una atención cordial y eficiente a clientes, visitas y proveedores, contribuyendo al orden y funcionamiento operativo de la empresa.

Requisitos del puesto

Educación

• Técnico egresado en Administración, Secretariado, Asistencia Gerencial o carreras afines (Indispensable).

Experiencia

• Experiencia mínima de 1 a 2 años en puestos similares: recepción corporativa, atención al cliente o soporte administrativo.
• Experiencia en gestión documentaria y trámites administrativos (Deseable).

Conocimientos técnicos

• Manejo de herramientas ofimáticas: Word, Excel (básico–intermedio), correo electrónico.
• Gestión y archivo de documentos físicos y digitales.
• Elaboración de informes, reportes y actas administrativas.
• Coordinación de reuniones y manejo de agendas.
• Conocimientos básicos de trámites ante entidades públicas y privadas.

Competencias / Habilidades blandas

• Trabajo en equipo
• Comunicación efectiva
• Organización y manejo de prioridades
• Proactividad
• Autonomía

Funciones generales

1. Atender y recibir a visitas, clientes y proveedores, brindando una atención cordial y profesional.
2. Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y derivación de consultas.
3. Administrar y distribuir la correspondencia interna y externa.
4. Apoyar en la organización de reuniones, eventos internos y actividades corporativas.
5. Preparar, revisar y presentar documentación administrativa.

Funciones específicas

1. Realizar seguimiento a expedientes, licencias, permisos, certificados y otros trámites administrativos.
2. Coordinar con las diferentes áreas para recopilar información requerida para trámites y gestiones.
3. Mantener actualizadas las bases de datos y registros de control administrativo.
4. Recepcionar, clasificar, archivar y resguardar documentos físicos y digitales.
5. Elaborar informes, reportes y actas administrativas según requerimiento.
6. Supervisar el stock de suministros de oficina y gestionar solicitudes de reposición.